Руководство
«Контрагенты»

Регистрация и выполнение полиграфического заказа требуют регистрации сведений о заказчиках полиграфической продукции и о поставщиках материалов. Система позволяет вести базы данных, которые содержат данные о Заказчиках, Поставщиках и Получателях. Справочники контрагентов предназначены для систематизации и хранения наименований предприятий, их реквизитов и прочих данных.

При выборе меню «Контрагенты» открывается таблица, в которой содержатся основные сведения об организациях.

В систему изначально закладываются данные о собственном предприятии, которые затем используются для вывода в прайс-листах, калькуляциях и платежных документах. «Адъютант» не позволяет удалить название Вашей типографии из справочника организаций, но при необходимости можно откорректировать название Вашей типографии, банковские реквизиты и другие сведения.

При выборе организации из списка соответствующие поля, содержащие сведения об организации автоматически заполняются в договоре и других различных формах отчетов.

В главной форме можно использовать фильтры по названию и другим полям (фильтр работает, если Вы введете последовательность символов, присутствующую в названии требуемого контрагента). В системе осуществляется контроль на недопустимость повторения названия предприятия и ИНН контрагента.

Краткое наименование используется во всех внутренних документах. Полное наименование (длина поля неограниченна) используется при печати во внешних документах. Дополнительные характеристики классифицируют контрагента по категории, способу привлечения и дате регистрации.

Ведение справочника происходит через форму ввода, показанную на рисунке. В этом окне можно вводить или корректировать общие сведения об организации. Карточка клиента содержит наименование клиента, адреса, (включая полное и краткое название организации и отдельных подразделений), телефоны, e-mail, дату регистрации, наличие головной организации, расчетный счет, ИНН, а также фамилии руководителя и контактного лица.

В отдельных окнах можно вводить банковские реквизиты, контакты и адреса (почтовый и юридический).

Для внесения в справочник нового контрагента достаточно ввести что-то одно из его данных (название, ИНН, реквизиты банка), остальные сведения автоматически подтягиваются из единого реестра юридических лиц. Кроме того, каждый клиент может быть закрепленным за одним из менеджеров отдела продаж. Настройка прав доступа позволяет управлять видимостью клиентов, т. е. разрешать конкретному сотруднику видеть только «своих» клиентов или иметь доступ ко всей клиентской базе. Специальная настройка разрешает или запрещает конкретному пользователю выводить в виде печатного отчета или файла Excel список всех клиентов, что предотвращает возможность утечки коммерческой информации.

Имеется возможность выводить различные отчеты по контрагентам:

- список контрагентов,

- заказы контрагента,

- карточка учета.

Аналитический отчет «Анализ работы по заказчикам» позволяет получить статистику взаимоотношений с заказчиками на протяжении последних лет сотрудничества. Различные фильтры и сортировки позволяют детально отследить все стадии отношений с заказчиками.